Im Arbeitsalltag begegnen uns häufig eine Vielzahl von Aufgaben, die erledigt werden müssen – manche dringender als andere. Schnell kann man sich in diesem Aufgaben-Dschungel verlieren. Genau hier kommt die ABC-Methode ins Spiel. Wie sie dir deinen Arbeitalltag erleichtert, erfährst du hier.
Was ist die ABC-Methode?
Die ABC-Methode wurde ursprünglich von H. Ford Dickie, einem Manager bei General Electric entwickelt und hilft dabei, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen, wie das Softwareunternehmen Asana berichtet. Dabei sehen diese laut Karrierebibel folgendermaßen aus:
- A-Aufgaben:
Diese Aufgaben sind von höchster Priorität. Sie haben einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg, sei es für ein Projekt, ein Unternehmen oder den eigenen Job. A-Aufgaben sollten deshalb sofort bearbeitet werden und oft die meiste Zeit und Energie erhalten. Beispiel: Die Präsentation für ein wichtiges Meeting vorbereiten. - B-Aufgaben:
Diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht so kritisch wie A-Aufgaben. Sie haben keinen direkten Einfluss auf den Erfolg, können jedoch langfristig wichtig sein. B-Aufgaben sollten nach den A-Aufgaben erledigt werden. Beispiel: Ein Update an Kollegen schicken. - C-Aufgaben: Diese Aufgaben sind weniger wichtig und haben oft nur einen minimalen Einfluss auf den Gesamterfolg. Sie sollten möglichst delegiert oder nur dann erledigt werden, wenn alle A- und B-Aufgaben abgeschlossen sind. Beispiel: E-Mails sortieren.
Wie wendet man sie an?
Die ABC-Methode ist in wenigen Schritten umsetzbar:
- Erstelle eine Aufgabenliste:
Schreibe alle anstehenden Aufgaben auf, die erledigt werden müssen. - Bewerte jede Aufgabe:
Ordne jede Aufgabe der Kategorie A, B oder C zu. Dabei ist es wichtig, kritisch zu hinterfragen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche weniger Priorität haben. - Setze klare Prioritäten:
Beginne deinen Arbeitstag immer mit den A-Aufgaben. Die B-Aufgaben folgen danach, während C-Aufgaben nachrangig behandelt werden oder sogar delegiert werden können. - Überprüfe regelmäßig deine Prioritäten:
Aufgaben können sich ändern, und die Dringlichkeit kann zunehmen oder abnehmen. Passe deine Liste daher regelmäßig an.
Vorteile der ABC-Methode im Job
Die Anwendung der ABC-Methode bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Hierzu gehören laut Asana unter anderem folgende:
- Effizientes Zeitmanagement: Du verbringst weniger Zeit mit unwichtigen Aufgaben und konzentrieren sich auf das Wesentliche.
- Bessere Entscheidungsfindung: Die klare Einteilung in Kategorien hilft dabei, Überforderung zu vermeiden und schnell zu erkennen, was wirklich zählt.
- Steigerung der Produktivität: Indem du wichtige Aufgaben zuerst angehst, erzielst du schnellere und bessere Ergebnisse.
- Stressreduktion: Das Wissen, dass die wichtigsten Aufgaben erledigt sind, sorgt für ein beruhigendes Gefühl und reduziert Zeitdruck.
ABC-Methode in der Praxis: Tipps und Tricks
Die Umsetzung der ABC-Methode wird mit ein bisschen Übung schnell zur Routine. Mit den folgenden Tipps kannst du deinen Arbeitsalltag gezielt optimieren und noch produktiver werden:
- Delegieren lernen: Besonders C-Aufgaben sollten, wenn möglich, an andere Personen weitergegeben werden.
- Zeitblöcke setzen: Plane feste Zeitfenster ein, um sich ausschließlich auf A- und B-Aufgaben konzentrieren zu können.
- Digital planen: Nutze Tools wie Trello, Asana oder einfache To-Do-Listen-Apps, um deine Aufgaben zu kategorisieren und den Überblick zu behalten.
- Die 80/20-Regel nutzen: Oft bringt die Bearbeitung der wichtigsten 20 % der Aufgaben (meist A-Aufgaben) 80 % des Erfolgs.
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Prioritäten setzen leicht gemacht
Die ABC-Methode ist eine praktische Technik, mit der du deinen Arbeitsalltag besser strukturieren kannst. Indem du deine Aufgaben klar priorisierst und dich auf die wichtigsten konzentrierst, sparst du Zeit, reduzierst Stress und erzielst bessere Ergebnisse. Probier es aus und mach die ABC-Methode zu deinem Begleiter für mehr Effizienz und Erfolg im Job!