Der Arbeitsalltag ist an vielen Tagen äußerst stressig. Hier gilt es, Unterbrechungen, Störungen und Ablenkungen so gut es geht auszuschalten, die Arbeit in Zeitintervalle einzuteilen und vor allem zu Priorisieren. Besonders effektiv ist dabei die Eisenhower Methode. Was es damit auf sich hat und wie es dir dank dieser Methode gelingt, dich nur auf das Wesentlich zu konzentrieren, erfährst du in diesem Artikel.
Alles über die „Eisenhower Methode“:
Was ist die Eisenhower Methode?
Die Eisenhower Methode wird dem ehemaligen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zugeschrieben. Er war von 1953 bis 1961 der 34. Präsident der Vereinigten Staaten. Die Methode wurde entwickelt, um seine persönliche To-Do-Liste zu priorisieren. Sie verhindert, dass du dich in Kleinigkeiten verlierst oder ablenken lässt und dich stattdessen auf das Wesentliche konzentrierst.
Was steht im Mittelpunkt der Eisenhower Methode?
Bei dieser Methode geht es nicht darum, wie genau du deine Aufgaben erledigst, sondern ob und wann. Es geht also um klassisches Zeitmanagement. Die Eisenhower Methode strukturiert deinen Tag nicht von vorne bis hinten durch, sondern wird nur an einer einzigen Stelle relevant. Nämlich dann, wenn die Aufgaben neu hereinkommen. Die Eisenhower Methode bietet dir hierfür einen Arbeitsfluss.
Entscheidungsängste machen sich bei dieser Methode wirklich schlecht, da es um die Unterscheidung und Einteilung wichtiger und dringender Aufgaben von unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben geht. Alle neuen Aufgaben müssen durch den Eisenhower-Filter, nicht alle schaffen es auf die To-Do-Liste. Was damit gemeint ist, kannst du dir ungefähr so vorstellen:
Jede neue Aufgabe wird durch zwei Fragen kategorisiert:
- Ist die Aufgabe wichtig?
- Ist die Aufgaben dringend?
Anschließend wird die Aufgabe in das entsprechende Feld eingetragen.
Was ist wichtig & was ist dringend?
Entscheidend am Ablauf ist, dass wichtige Aufgaben sofort erledigt werden und unwichtige Aufgaben entweder delegiert oder eliminiert werden. Aber was ist wirklich wichtig und was ist wirklich dringend?
Was ist wichtig?
Etwas ist wichtig, wenn es dich nach vorne bringt und entscheidend für das Erreichen eines größeren Ziels ist. Dabei ist die Dimension „wichtig“ vorwiegend auf dich selbst bezogen.
Dabei ist es egal, ob das Anstehende dringend ist oder nicht. Entweder du kneifst die Augen zu und beißt dich sofort durch, oder du legst einen Termin dafür fest.
Was ist dringend?
Dringend sind Aufgaben, wenn die Deadline in greifbare Nähe kommt. Im Vordergrund steht der zeitliche Aspekt, es geht nicht darum, wie wichtig du die Aufgabe findest. Oft kommt es vor, dass gerade die ordentlich Druck auf dich ausüben und dich alle zehn Minuten an Fristen erinnern, nur um die Relevanz der Aufgabe noch einmal zu betonen. In solchen Momenten solltest du natürlich erstmal ruhig bleiben. Ist die Aufgabe wirklich so dringend, oder ist das der übliche Büro-Stress?
Dazu kann es sein, dass auch kleinere Aufgaben, Telefonate oder E-Mails beantwortet werden müssen, da sonst zum Beispiel Kolleg:innen aufgehalten werden. Das ist dann alles zwar dringend, aber nicht wirklich wichtig, sodass Eisenhower die Aufgaben delegiert hätte. Hast du niemanden zum Delegieren, musst du da leider selber durch.
Weder wichtig noch dringend
Nichts von beidem sind Dinge, mit denen wir uns nebenher beschäftigen. Beispielsweise in der Zwischenzeit am Handy hängen, zielloses Browsen oder die Mails ein viertes Mal zu checken, obwohl klar ist, dass nicht bahnbrechendes ansteht.
Eisenhower Methode: Ein paar Beispiele
Zwischen wichtig, dringend, beidem oder doch nichts von alledem verliert man leider ab und zu den Überblick. Um das Ganze etwas anschaulicher zu gestalten, verraten wir dir hier ein paar Beispiele zu den einzelnen Kategorien der Eisenhower Methode:
- Wichtig und dringend sind beispielsweise die Betreuung von wichtigen Kund:innen, Deadlines, die am selben Tag fällig sind oder auch ganz banale Sachen, wie zum Beispiel das Tanken des Autos, um überhaupt zur Arbeit zu kommen.
- Wichtig und weniger dringend sind hingegen Dinge wie das Aufräumen der Wohnung oder das Besorgen eines Geburtstagsgeschenks, vorausgesetzt der Geburtstag ist nicht am selben Tag.
- Nicht wichtig, aber dafür dringend sind häufig Telefonate oder auch wenn man von Kolleg:innen um einen kleinen Gefallen gebeten wird, der allerdings schnell gehen muss.
- Nicht wichtig und nicht dringend sind dann zum Beispiel das Beantworten unwichtiger E-Mails oder das stände Prüfen von Nachrichten auf dem Handy.
Vorteile & Nachteile der Eisenhower Methode
Durch die Eisenhower Methode lassen sich deine anstehenden Aufgaben besser strukturieren und du kannst effektiver arbeiten. Unwichtige Aufgaben werden gefiltert, sodass du zusätzlich eine Menge Zeit sparen kannst.
Kompliziert wird es, wenn du nicht sehr entscheidungsfreudig bist oder noch keine Erfahrungen sammeln konntest. Dann fällt dir die Zuteilung der einzelnen Aufgaben in die Felder schwer. Das ist zum Beispiel bei Jobwechseln, Einstiegen oder bei neuen Projekten so.
Weniger Chaos, mehr Struktur?