Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU), umgangssprachlich auch als Krankschreibung bekannt, gestattet es Arbeitnehmern, sich zu Hause von gesundheitlichen Beschwerden zu erholen, ohne dabei auf ihre Lohnfortzahlung oder Krankengeldleistungen verzichten zu müssen. Sie dient als offizieller Beleg für den Arbeitgeber, um die tatsächliche Erkrankung der Mitarbeiter zu bestätigen und ihre Arbeitsunfähigkeit zu dokumentieren. Nach dem Einreichen ist es sowohl für Arbeitgeber als auch Versicherte erforderlich, die AU aufzubewahren. Doch wie lange sollte man sie im Ordner abheften? Hier erfährst du es.
Wie lange sollte man die Krankschreibung aufbewahren?
Mit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können Arbeitnehmende nachweisen, dass sie wegen Krankheit nicht in der Lage sind, ihrem Job nachzugehen. Doch wie lange sollte man sie aufbewahren? Eines vorweg: Mit der AU sollte man nicht leichtfertig umgehen. Schließlich gilt sie als Nachweis deiner Arbeitsunfähigkeit gegenüber dem Arbeitgeber und der Krankenkasse. Im Falle von Unklarheiten oder Streitigkeiten ist die AU ein wichtiges Dokument, das deine Ansprüche untermauert.
Gesetzlich ist keine konkrete Aufbewahrungspflicht für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Krankmeldungen festgelegt. Es wird jedoch empfohlen, diese Unterlagen für mindestens drei Jahre aufzubewahren, was der gängigen Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis entspricht.
So bewahrst du deine AU richtig auf
Nun wissen wir, dass man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mindestens drei Jahre lang aufbewahren sollte. Doch wie stellt man das am besten an? Die AU sollte sicher aufbewahrt werden, sei es digital oder in gedruckter Form. Eine geordnete Ablage in einem sicheren Ordner an einem geschützten Ort ist empfehlenswert.
Zusätzlich ist es sinnvoll, die Unterlagen zu digitalisieren und sowohl extern auf einem Speichermedium als auch in den Dateien zu speichern. Diese doppelte Sicherungsmaßnahme reduziert das Risiko von Datenverlusten.
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Krankschreibung: Was gilt bei der Elektronischen AU?
Seit 2023 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zu akzeptieren. Diese gesetzliche Änderung hat jedoch keine Auswirkungen auf die Aufbewahrungsfrist. Falls du krankgeschrieben bist, aber keinen Lohn vom Betrieb bekommst, ist eine Löschung nach sechs Wochen möglich. In solchen Fällen können rechtliche Aspekte vernachlässigt werden, da es keine Streitigkeiten bezüglich der Lohnzahlung gibt.