Sicherlich kennen viele von uns die folgende Benachrichtigung diverser Mail-Programme: „Ihre E-Mail enthält keinen Betreff. Trotzdem senden?“. Einige ignorieren diese Nachricht und übergehen sie. Dabei ist die Betreffzeile sehr wichtig und kann sogar darüber entscheiden, ob Personaler:innen deine Mail überhaupt in Betracht ziehen. Wir erklären dir, was die Betreffzeile einer Mail enthalten sollte und was in diesem Zusammenhang gar nicht geht.
Alles zum Thema „Betreffzeile“:
So darf deine Betreffzeile niemals aussehen
Eine Betreffzeile sollte kurz, themenbezogen und vor allem persönlich sein, damit der/die Adressat:in sich direkt angesprochen fühlt. Wichtig ist der Betreff außerdem, weil viele Personaler:innen Filter und Ordner in ihrem Postfach eingerichtet haben, um Mails zu filtern und zu verwalten. Schlüsselwörter sind also sehr wichtig, damit deine E-Mail nicht verloren geht.
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Eine leere Betreffzeile zählt laut Karriereexpert:innen zu einem der größten Fehler, die man beim Absenden einer E-Mail machen kann. Denn diese entscheidet, ob eure E-Mail überhaupt geöffnet wird oder wie die empfangende Person darauf reagiert. Beim Öffnen eines E-Mail-Postfachs reagieren Menschen schnell, da geht eine Mail mit einer leeren Betreffzeile schneller mal verloren, wird gelöscht oder irritiert nur.
Auch eine schlechte Betreffzeile kann dazu führen, dass man deine E-Mail löscht, ohne dass man sie überhaupt gelesen hat. Daher kommen hier die ultimativen Tipps von Karriereexperten wie Amanda Augustin und Dmitri Leonov, wie du ärgerliche Fehler in der Betreffzeile vermeidest.
1. Betreffzeile zuerst schreiben
Die meisten Menschen schließen das Verfassen einer E-Mail mit dem Einfügen der Betreffzeile erst ab, dabei solltest du das besser nicht tun. Die Betreffzeile könnte nämlich der wichtigste Teil deiner E-Mail sein. Konzentriere dich deshalb zuerst auf den Betreff deiner E-Mail und danach auf den Rest.
2. Fasse dich kurz
Beim Öffnen deines Postfachs kann die Betreffzeile deiner E-Mail nur maximal 60 Zeichen füllen, auf dem Handy sogar nur 25 bis 30. Versuche deswegen, direkt mit sechs bis acht Worten auf den Punkt zu kommen. Sei dir auch gewahr, dass 46 % der täglich eintreffenden E-Mails auf dem Handy geöffnet werden. Fasse dich also kurz, denn bei zu vielen Wörtern wird die Betreffzeile abgeschnitten, und dann hat niemand mehr Lust, die E-Mail noch zu öffnen.
3. Thema klar und deutlich formulieren
In der Betreffzeile solltest du genau angeben, worum es in deiner E-Mail geht. Die empfangende Person muss die E-Mail einordnen können, ohne sie erst öffnen zu müssen. Also ist ein Satz wie „Haben Sie kurz Zeit?“ zu vage und setzt daher voraus, dass die E-Mail erst geöffnet und gelesen wird. Bei zum Beispiel einer Bewerbung solltest du laut Expert:innen mit deinem Namen und der angestrebten Position beginnen.
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4. Name des Empfehlenden angeben
Im Falle, dass eine gemeinsame bekannte Person dich für eine Stelle empfohlen hat, solltest du diese nicht für den Text in der E-Mail aufheben. Setze ihn lieber direkt an den Anfang deiner Betreffzeile. Damit erregst du sofort die Aufmerksamkeit des Lesers oder der Leserin und setzt eventuell in Gang, dass man sich an dich erinnert. Vielleicht wurdest du ja schon angekündigt und die empfangende Person kann deine E-Mail sofort damit verknüpfen, schreibe also den vollständigen Namen der empfehlenden Person in die Betreffzeile.
5. Satz anteasern vermeiden
In der Betreffzeile solltest du niemals einen Satz beginnen, den du dann im Text der E-Mail fortführst. So ist der Leser oder die Leserin nämlich gezwungen, die E-Mail zu öffnen und auch zu lesen. Für diesen oder diese ist das extrem ärgerlich, um also den Respekt vor dessen Zeit zu bewahren, solltest du in wirklich dringenden Fällen besser eine Sofortnachricht schreiben oder einfach direkt anrufen.
So bleibst du in Erinnerung
Beim Verfassen der Betreffzeile kommt es nicht nur darauf an, um welches Thema es sich in deiner E-Mail handelt, sondern auch, wie gut du die Person kennst, an die du die E-Mail verschickst. Geht es um Kolleg:innen oder Vorgesetzt:innen, mit denen du an ein bestimmtes Thema anknüpfen willst, dann solltest du dieses auch in der Betreffzeile aufgreifen.
Schreibst du jedoch eine Bewerbung und wendest dich deswegen an eine fremde Person, dann mache in der Betreffzeile schnell deutlich, wer du bist und was für ein Anliegen du bei dieser Person hast. Personaler:innen bekommen ständig Bewerbungs-E-Mails zugesendet. Mit der Position, die du in der Betreffzeile angibst, kann man sich sofort deiner Bewerbung widmen und muss nicht erst in der Mail suchen, wofür du dich bewirbst.