Im Rahmen des Frühjahrsputzes sortieren viele Menschen diverse Dinge aus. Wovor sich einige in diesem Zusammenhang fürchten, weil sie die Menge und die Unordnung schier überwältigt: Dokumente ordnen. Denn hier sammelt sich über die Zeit so einiges (unnützes) Zeug an. Wir haben uns angeschaut, wie du es trotzdem schaffst, Ordnung in deinen Papierkram zu bekommen.
1. Schaffe dir ein Zeitfenster
Um deine Dokumente zu ordnen, solltest du dir Zeit nehmen – und zwar aktiv. Deinen Papierkram zwischen Tür und Angel zu sortieren, kann nur nach hinten losgehen. Für einen größeren Papierberg braucht man mehrere Stunden und das ist absolut okay. Nimm dir deshalb aktiv am Wochenende oder am Abend ein paar Stunden Zeit, um dir erst einmal einen Überblick zu verschaffen und dann ans Ordnen und Sortieren gehen.
2. Besorge dir Ordnungsmaterialien
Damit die Ordnung auch nicht nach einer Woche wieder dahin ist, solltest du dir Utensilien und Hilfsmittel anschaffen, die dir beim Ordnen und Sortieren helfen können. Das können zum Beispiel Aktenordner, Trennblätter oder verschiedene Kästchen sein – hauptsache alles hat seinen Platz.
3. Sammel alle Briefe an einem Ort
Überlege dir, wo du deine Briefe und Unterlagen lagern möchtest – und das sollte an einem Ort in deiner Wohnung sein und nicht in den verschiedensten Ecken. So weißt du genau, wo du nach einem Dokument suchen sollst und irrst nicht wie wild durch die Wohnung auf der Suche nach einem vermeintlich verloren gegangenen Brief.
4. Sortiere deine Unterlagen nach Themen
Nachdem du dich für einen zentralen Ort für deine Dokumente und Co. entschieden hast, solltest du diese am besten nach Themen sortieren. Bilde deshalb zuerst Häufchen auf dem Boden, die nach Themen oder Sachgruppen geordnet sind. Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen kommen demnach auf einen „Job“-Haufen. Diese Stapel heftest du dann in einem Ordner ab und beschriftest diesen entsprechend dem Inhalt.
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5. Bewahre nur das auf, was aufbewahrt werden muss
Beim Dokumente ordnen solltest du nicht nur Sortieren, sondern auch Wegschmeißen – und zwar alles, was man nicht mehr braucht. Dazu gehören Unterlagen, die einfach keine Relevanz mehr haben und vielleicht von abgelaufenen Verträgen stammen. Wenn du beim Sichten deiner Dokumente entdeckst, dass du sie in mehrfacher Ausführung hast, solltest du auch checken, ob du wirklich alle benötigst – oder ob du nicht vielleicht schon Vertragsverlängerungen und damit Aktualisierungen von alten Verträgen bekommen hast.
6. Beschaffe dir fehlende Papiere neu
Wenn dir beim Dokumente ordnen aufgefallen ist, dass dir wichtige Unterlagen wie einzelne Gehaltsabrechnungen fehlen, kümmere dich um Ersatz. Dies ist meistens durch ein kurzes Telefonat oder durch eine kurze Mail erledigt – und erspart dir einiges an Stress, wenn du die Unterlagen wirklich mal schnell brauchst.
7. Digitalisiere so viel wie möglich
Wir leben im Zeitalter der Digitalisierung und während manche Sachen vielleicht nicht so toll sind, kann man sich die Digitalisierung für das Thema „Dokumente ordnen“ definitiv zunutze machen – indem man viele Unterlagen digitalisiert. Es gibt in diesem Zusammenhang mittlerweile eine Menge hilfreicher Apps, die dich dabei unterstützen und dafür sorgen, dass deine Dokumente auch so geordnet bleiben, wie du es gerne hättest.