Wie lange muss man Steuerunterlagen eigentlich aufheben? Diese Frage hast du dir sicher schon einmal gestellt. Schließlich könnte das Finanzamt Belege jederzeit anfordern. Viele tun sich daher schwer, solche wichtigen Unterlagen in den Papierkorb zu werfen. Welche genauen Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen gelten, erfährst du hier.
Steuerunterlagen: So lange müssen Privatpersonen sie aufbewahren
Für Privatpersonen gelten grundsätzlich keine umfassenden Aufbewahrungspflichten wie bei Unternehmen. Dennoch gibt es Ausnahmen. Wer verpflichtet ist, eine Steuererklärung abzugeben, sollte Taxfix zufolge alle Belege, Nachweise und Bescheide mindestens vier Jahre aufheben – gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde. In Fällen von verspäteter Abgabe oder bei Verdacht auf Steuerhinterziehung kann sich diese Frist deutlich verlängern.
Hierzu ein Beispiel: Wurde die Steuererklärung für 2021 im Jahr 2022 abgegeben, sollten die Unterlagen bis Ende 2026 aufbewahrt werden.
Lesetipp: Steuererklärung: Diese 6 Punkte prüft das Finanzamt dieses Jahr besonders akribisch
Aufbewahrungsfristen für Selbstständige und Unternehmer
Für Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende gelten strengere Regeln. Hier ist die Abgabenordnung (§§ 147 AO) maßgeblich, wie Taxfix berichtet. Die wichtigsten Fristen im Überblick:
- 10 Jahre: Bücher, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Rechnungen, Buchungsbelege
- 6 Jahre: Handelsbriefe, E-Mails mit steuerlicher Relevanz, sonstige geschäftliche Unterlagen
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist, bzw. zuletzt relevant war, so Taxfix. Wer also im Jahr 2015 eine Rechnung gestellt hat, muss diese bis Ende 2025 aufbewahren.
Dürfen Steuerunterlagen digital aufbewahrt werden?
Immer mehr Unterlagen liegen heute nur noch digital vor – etwa in Form von PDFs oder E-Mails. Grundsätzlich ist die elektronische Aufbewahrung erlaubt, aber sie muss bestimmten Anforderungen genügen: Die Unterlagen müssen vollständig, unveränderbar, jederzeit lesbar und auffindbar sein, wie die Deutsche Handwerks Zeitung berichtet. Eine einfache Speicherung auf dem PC reicht in der Regel nicht aus. Besser sind zertifizierte Archivierungssysteme oder cloudbasierte Lösungen mit rechtssicherer Datenhaltung.
Fazit: Lieber zu viel als zu wenig aufheben
Wer seine Steuerunterlagen sorgfältig archiviert und die gesetzlichen Fristen einhält, ist im Ernstfall bestens gewappnet. Besonders für Selbstständige und Unternehmer ist eine gute Dokumentation Pflicht. Doch auch Privatpersonen sind gut beraten, wichtige Unterlagen nicht voreilig zu entsorgen. Im Zweifelsfall gilt: besser ein Jahr länger aufheben als zu früh wegwerfen.
Du magst unsere Themen? Dann lies uns auch bei Google News.