Für viele Selbstständige, Unternehmer:innen und Arbeitnehmende, die regelmäßig geschäftlich auf Reisen sind, stellt sich die Frage, welche Kosten sie bei der Steuererklärung absetzen können. Was viele nicht wissen: Es gibt zahlreiche Ausgaben, die du in deiner Steuererklärung angeben kannst, um deine Steuerlast zu mindern. Welche Kosten deiner Geschäftsreise du bei der Steuererklärung angeben kannst, erfährst du hier.
Alles zum Thema „Steuererklärung Geschäftsreise“:
Wann gilt eine Reise als Geschäftsreise?Kriterien im Überblick
Eine Reise gilt als Dienstreise, wenn sie im beruflichen Interesse der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers erfolgt, wie die Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. berichtet. Dazu zählen laut dieser zum Beispiel Kundentermine, Außendiensteinsätze, Weiterbildungen oder der Besuch von Fachmessen. Auch Forschungsreisen, Exkursionen und Klassenfahrten von Lehrkräften können als Dienstreisen anerkannt werden.
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Entscheidend ist zudem, dass die Kosten nicht vollständig vom Arbeitgeber übernommen werden. Falls eine Erstattung erfolgt, muss diese in der Steuererklärung berücksichtigt werden. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, lassen sich die Kosten als Werbungskosten absetzen, so die Vereinigte Lohnsteuerhilfe.
Steuererklärung und Geschäftsreise: Diese 5 Kosten kannst du absetzen
Geschäftsreisen können ganz schön ins Geld gehen – doch zum Glück lassen sich viele Kosten von der Steuer absetzen. Welche das genau sind und was es dabei zu beachten gilt, erfährst du im Folgenden:
1. Geschäftsreise und Steuererklärung: Fahrtkosten absetzen
Die Fahrtkosten gehören zu den häufigsten und einfachsten abzugsfähigen Ausgaben für Geschäftsreisende. Dabei gibt es laut der Vereinigten Lohnsteuerhilfe unterschiedliche Möglichkeiten, wie du die Fahrtkosten absetzen kannst, je nachdem, wie du unterwegs bist.
- Mit dem Auto: Wenn du mit deinem eigenen Auto zur Geschäftsreise fährst, kannst du die gefahrenen Kilometer mit einer Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer absetzen. Dies gilt sowohl für Fahrten zu Meetings als auch für Fahrten zu Messen oder anderen geschäftlichen Veranstaltungen.
- Mit öffentlichen Verkehrsmitteln: Für Zug-, Bus-, Flug- oder Taxifahrten kannst du die tatsächlichen Ticketkosten absetzen. Achte darauf, alle Belege aufzubewahren.
- Mit dem Dienstwagen: Wenn du einen Dienstwagen nutzt, wird die Nutzung des Fahrzeugs entweder über die sogenannte 1%-Regelung oder über ein Fahrtenbuch abgerechnet.
2. Übernachtungskosten angeben
Übernachtungskosten können entweder vom Arbeitgeber übernommen oder, falls dies nicht der Fall ist, in der Steuererklärung geltend gemacht werden, wie das Portal Steuererklärung.de berichtet. Selbstständige dürfen diese Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen. Arbeitnehmende haben Steuererklärung.de zufolge zudem die Möglichkeit, eine Übernachtungspauschale von derzeit 20 Euro pro Nacht zu nutzen, die jedoch meist unter den tatsächlichen Kosten liegt und sich daher oft nicht lohnt.
Grundsätzlich gibt es keine Begrenzung der Unterkunftskosten, sodass sowohl einfache Hostels als auch luxuriöse Hotels steuerlich berücksichtigt werden können. Wichtig zu beachten ist, dass für Übernachtungen im Ausland andere Pauschalen gelten, die je nach Land unterschiedlich hoch ausfallen.
3. Verpflegungsmehraufwand
Verpflegungsmehraufwendungen sind eine Pauschale, die du für die zusätzlichen Kosten der Verpflegung während einer Geschäftsreise absetzen kannst, wie die Vereinigte Lohnsteuerhilfe berichtet. Die Höhe der Pauschale richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit und dem Reiseziel. Dabei sehen die Pauschalen laut der Vereinigten Lohnsteuerhilfe aktuell wie folgt aus:
- Inland: Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden kannst du 14 Euro pro Tag absetzen, bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden sind es 28 Euro pro Tag.
- Ausland: Hier variieren die Pauschalen je nach Land. Für jedes Land gibt es spezielle Vorgaben, die du im Internet oder bei deinem Steuerberater einsehen kannst.
Die Pauschalen können unabhängig von den tatsächlich angefallenen Kosten geltend gemacht werden, solange du die Voraussetzungen erfüllst.
4. Reisekostenpauschalen für bestimmte Länder
Bei Reisen ins Ausland ist es wichtig zu wissen, dass es für jedes Land festgelegte Verpflegungspauschalen gibt. Diese Pauschalen variieren je nach Reiseland und Dauer des Aufenthalts. Für die steuerliche Absetzbarkeit ist es entscheidend, dass du die entsprechende Pauschale für das jeweilige Land korrekt ansetzt.
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5. Geschäftsreise und Steuererklärung: Reisebürokosten und Beratung absetzen
Wenn du ein Reisebüro beauftragst oder externe Dienstleistungen in Anspruch nimmst, die mit deiner Geschäftsreise zu tun haben, können diese Kosten ebenfalls abgesetzt werden. Das gilt für:
- Buchungsgebühren für Flüge oder Hotels,
- Beratungskosten für die Reiseplanung,
- Visa- oder andere Reisekosten.
Hinweis: Achte unbedingt darauf, dass du alle Quittungen und Belege sammelst. Ansonsten könnte das Finanzamt bei einer Nachfrage die angegebenen Kosten nicht berücksichtigen.