Meetings sind ein unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsalltags, doch oft fühlen sich Teilnehmer:innen am Ende einer Besprechung eher erschöpft als produktiv. Zu viele unnötige Themen, endlose Diskussionen und unklare Ergebnisse können dazu führen, dass Meetings ineffizient und Zeitverschwendung erscheinen. Doch es gibt einfache Strategien, um Meetings produktiver zu gestalten. Welche das sind, erfährst du im Folgenden.
Alles zum Thema „Meetings“:
- 3,6 Stunden pro Woche: So viel Zeit geht in Meetings verloren
- Meeting: 6 einfache Tipps für mehr Produktivität
- 1. Jedes Meeting sollte einen klaren Zweck haben
- 2. Lade nur relevante Teilnehmer:innen ein
- 3. Struktur und Agenda: Der Schlüssel zu einem zielgerichteten Meeting
- 4. Zielgerichtet moderieren: Fokus im Meeting bewahren
- 5. Meeting: Entscheidungen und Ergebnisse festhalten
- 6. Nach dem Meeting: Aufgaben umsetzen und nachverfolgen
- Mehr Produktivität durch gezielte Meeting-Gestaltung
3,6 Stunden pro Woche: So viel Zeit geht in Meetings verloren
Ob im Home Office, Büro oder unterwegs – Online-Meetings sind mittlerweile ein zentraler Bestandteil der modernen Arbeitswelt. Besonders durch die Pandemie haben diese digitalen Zusammenkünfte an Bedeutung gewonnen und sind auch heute noch aktueller denn je. Sie dienen vor allem dem Austausch im Team, der Planung von Projekten und der Besprechung von Strategien.
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Doch Meetings können auch viel Zeit kosten: Laut einer Studie von Asana werden etwa 3,6 Stunden pro Woche durch unnötige Besprechungen verschwendet. Doch warum sind Meetings so oft Zeitfresser? Oft liegt es an einer ineffektiven Planung. So dauern Meetings oft zu lang oder beinhalten irrelevante Teilnehmer:innen.
Meeting: 6 einfache Tipps für mehr Produktivität
Nun wissen wir, dass Meetings oft zum Zeitfresser werden, wenn diese nicht effektiv gestaltet werden. Damit dein nächstes Meeting einen echten Mehrwert liefert, verraten wir dir sechs Tipps, mit denen du dein nächstes Meeting deutlich produktiver gestaltest.
1. Jedes Meeting sollte einen klaren Zweck haben
Bevor du ein Meeting einberufst, solltest du dir klar darüber sein, was du erreichen möchtest. Jedes Meeting sollte ein definiertes Ziel haben, sei es die Lösung eines Problems, das Treffen einer Entscheidung oder der Austausch von Informationen. Ein klar umrissenes Ziel sorgt nicht nur für mehr Struktur, sondern hilft auch den Teilnehmern und Teilnehmerinnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Tipp: Formuliere das Ziel des Meetings in einer prägnanten Frage oder Aussage, die als Leitfaden dient.
2. Lade nur relevante Teilnehmer:innen ein
Oftmals werden zu viele Personen zu einem Meeting eingeladen, die weder betroffen noch entscheidungsberechtigt sind. Das führt zu unnötigen Diskussionen und verlängert die Besprechung. Überlege genau, wer wirklich zum Thema beitragen kann und sollte, und lade nur die relevanten Personen ein. So bleibt das Meeting fokussiert und produktiv.
Tipp: Halte die Teilnehmer:innenzahl klein, um unnötige Ablenkungen zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
3. Struktur und Agenda: Der Schlüssel zu einem zielgerichteten Meeting
Eine gute Vorbereitung ist das A und O für ein effektives Meeting. Erstelle eine klare Agenda und teile sie im Voraus mit den Teilnehmern und Teilnehmerinnen. Die Agenda sollte die Themen, die Reihenfolge und den Zeitrahmen jedes Punktes beinhalten. Auf diese Weise können sich alle Teilnehmer:innen vorbereiten und wissen, was sie erwartet.
Tipp: Plane ausreichend Zeit für Diskussionen ein, aber bleibe bei der Agenda, um Abschweifungen zu vermeiden.
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4. Zielgerichtet moderieren: Fokus im Meeting bewahren
Die Rolle des Moderators oder der Moderatorin ist entscheidend für den Erfolg eines Meetings. Ein gute:r Moderator:in sorgt dafür, dass die Agenda eingehalten wird, die Teilnehmer:innen zu Wort kommen und das Gespräch produktiv bleibt. Achte darauf, dass jeder Beitrag zum Thema beiträgt und bringe das Gespräch wieder auf den richtigen Kurs, wenn es abschweift.
Tipp: Stelle sicher, dass alle Teilnehmer:innen ihre Meinung äußern können, aber behalte das Ziel des Meetings im Blick.
5. Meeting: Entscheidungen und Ergebnisse festhalten
Am Ende eines Meetings ist es entscheidend, konkrete Ergebnisse festzuhalten. Welche Entscheidungen wurden getroffen? Welche nächsten Schritte sind notwendig? Wer übernimmt welche Aufgaben? Diese Punkte sollten immer protokolliert und allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen zugänglich gemacht werden, damit die Ergebnisse auch in der Praxis umgesetzt werden.
Tipp: Vermeide es, das Meeting ohne klare Handlungsanweisungen zu beenden. Ein gutes Protokoll hilft, die nächsten Schritte zu klären.
6. Nach dem Meeting: Aufgaben umsetzen und nachverfolgen
Ein Meeting ist erst dann wirklich erfolgreich, wenn die besprochenen Punkte auch umgesetzt werden. Es lohnt sich, nach dem Meeting eine kurze Nachverfolgung zu machen, um sicherzustellen, dass die festgelegten Aufgaben erledigt werden. Eine regelmäßige Rückmeldung fördert Verantwortlichkeit und sorgt dafür, dass die besprochenen Themen nicht in Vergessenheit geraten.
Tipp: Vereinbare im Meeting klare Fristen für die Umsetzung der nächsten Schritte und kontrolliere deren Fortschritt.
Mehr Produktivität durch gezielte Meeting-Gestaltung
Effiziente Meetings erfordern klare Zielsetzung, gute Vorbereitung und fokussierte Moderation. Mit einer durchdachten Struktur und konsequenter Nachbereitung lässt sich die Produktivität steigern und die gemeinsame Zeit effektiv nutzen. So wird jede Besprechung zu einem echten Mehrwert.